Was nicht in die Betriebskostenabrechnung darf: 14 Posten zum Nachprüfen

Was der Katalog nicht nennt, darf nicht auf die Abrechnung

Beim Prüfen einer Betriebskostenabrechnung liegt es nahe, den Betrag zu suchen, der zu hoch aussieht. Mehr bringt eine andere Frage: Gehört dieser Posten überhaupt dorthin? Für einen großen Teil der Mietwohnungen beantwortet § 21 MRG sie mit einer Liste von Wasser und Müllabfuhr über bestimmte Versicherungen bis zur Hausbetreuung. Was jede Ziffer umfasst, erklärt Betriebskostenabrechnung prüfen.

Diese Seite geht den umgekehrten Weg und sammelt, was nicht verrechnet werden darf. Das Gute daran: Sie müssen kein Verbot finden. Der Oberste Gerichtshof liest die Aufzählung seit 1984 als abschließend, und abweichende Vereinbarungen zulasten der Mieter sind unwirksam (RIS-Justiz RS0069690). Ein Posten wird also nicht dadurch zu Betriebskosten, dass ihn der Mietvertrag so nennt. Außerdem zählen nur Ausgaben, die regelmäßig wiederkehren, also laufende Kosten des Betriebs.

Verbindlich ist der Katalog im Altbau mit mehr als zwei Wohnungen oder Geschäftsräumen, in Miethäusern, die mit öffentlichen Mitteln errichtet wurden, und in den Häusern gemeinnütziger Bauvereinigungen. Für frei finanzierte Neubauten und jüngere Eigentumswohnungen gelten in der Regel andere Regeln, siehe Neubau, Eigentum, Genossenschaft.

14 Posten, die nicht in Ihre Abrechnung gehören

Zu jedem dieser Posten gibt es eine ausdrückliche Antwort aus dem Gesetz, vom OGH oder von der Arbeiterkammer. Die rechte Spalte können Sie in Ihrem Schreiben an die Hausverwaltung als Begründung verwenden.

In Genossenschaftswohnungen stehen die Regeln zu Erhaltung, Aufteilung und Verfahren im WGG (§§ 14a, 16 Abs. 1 und 22 WGG), mit demselben Ergebnis für Reparaturen und Leerstand. Mehr zu Gerümpel im Keller steht unter Müllgebühren und Sperrmüll.

Reparaturen und Anschaffungen bezahlt der Vermieter aus der Miete

Die meisten Posten der Tabelle haben dieselbe Wurzel: Sie gehören zur Erhaltung des Hauses, und die ist Sache des Vermieters. Bezahlt wird sie zuerst aus der Mietzinsreserve der zehn vorangegangenen Kalenderjahre, dann aus den künftigen Hauptmietzinsen, die der Vermieter dafür mit eigenem oder fremdem Kapital vorfinanziert (§ 3 Abs. 3 MRG). Ein Umweg über die Betriebskosten kommt darin nicht vor.

Was zur Erhaltung zählt, reicht weiter, als viele annehmen: die allgemeinen Teile des Hauses, der vorgeschriebene Anschluss an Wasserleitung oder Kanal und alles, was den Betrieb von Lift, Zentralheizung oder Waschküche aufrechterhält. Von solchen Gemeinschaftsanlagen dürfen nur die laufenden Kosten samt Wartung und Aufsicht weiterverrechnet werden, Herstellung und Reparatur nicht (5 Ob 161/21v). Bei einer Brandmeldeanlage sind daher Wartung, monatliche Kontrolle und Revision verrechenbar, Errichtung und Reparatur nicht. Beim Rauchfang zählt nur die Kehrung nach der Kehrordnung; einen Kamin zu sanieren oder auszuschleifen ist eine Reparatur.

Die Rücklage zahlen die Eigentümer, nicht ihre Mieter

Wer eine Eigentumswohnung mietet, bekommt manchmal einfach die Vorschreibung weitergereicht, die der Eigentümer von seiner Hausverwaltung erhält. Darin steckt auch der Beitrag zur Rücklage. Sie ist eine Pflicht der Eigentümer untereinander: Nach § 31 WEG 2002 bilden sie eine angemessene Vorsorge für künftige Aufwendungen.

Als Betriebskosten eines Mieters taugt sie nicht. 2002 hatte der OGH den Fall einer Mieterin zu entscheiden, die knapp zwei Jahre lang eine „Reparaturrücklage“ mitbezahlt hatte. Ihre Eigentumswohnung lag in einem Haus, das mit Mitteln des Wohnhaus-Wiederaufbaufonds gebaut worden war, deshalb galten die Betriebskostenregeln des MRG. Zahlungen für künftige Erhaltungsarbeiten finden im Katalog keine Deckung, und die Beträge der Eigentümerabrechnung dürfen Mietern nicht ungeprüft vorgeschrieben werden (5 Ob 49/02w).

Gilt für Ihre Wohnung der Mietvertrag statt des Katalogs, dürfen Reparaturrücklagen laut Arbeiterkammer Wien trotzdem nicht einfach als Betriebskosten verrechnet werden. In Genossenschaftswohnungen sind der Erhaltungs- und Verbesserungsbeitrag und eine Rücklage von höchstens 2 Prozent bestimmter Entgeltbestandteile Teil des Entgelts (§ 14 Abs. 1 Z 5 und 8 WGG) und keine Betriebskosten.

Das Verwaltungshonorar deckt Spesen, Porto und Formulare ab

Für die Hausverwaltung darf der Vermieter über die Betriebskosten genau einen Betrag verlangen: eine Pauschale je Quadratmeter Nutzfläche des Hauses und Kalenderjahr, gekoppelt an den Kategoriebetrag A (§ 22 MRG). Für das ganze Jahr 2025 waren das 4,47 Euro, seit 1. April 2026 sind es laut Statistik Austria 4,51 Euro je Quadratmeter und Jahr. Ob eine Verwaltung beauftragt ist und was sie tatsächlich kostet, ändert daran nichts.

Mit der Pauschale sind sämtliche Auslagen der Verwaltung abgegolten: Drucksorten und Buchungsgebühren nennt schon das Gesetz, die Kontoführung für den unbaren Zahlungsverkehr zählt der OGH dazu. Ebenso wenig gehören Gerichtskosten aus der Verwaltung, ein neuer Mietvertrag, die Neuvermietung oder das Vermessen der Wohnungen als eigene Zeile in die Abrechnung.

Die Zeile „Verwaltung“ ist schnell nachgerechnet: Nutzfläche des ganzen Hauses mal Quadratmeterbetrag ergibt die Obergrenze für das Jahr, gerechnet ohne die Umsatzsteuer, die dazukommen darf (§ 15 Abs. 2 MRG). Weil die Pauschale auf zwölf gleiche Monatsbeträge verteilt wird, zählen für 2026 Jänner bis März mit 4,47 und April bis Dezember mit 4,51 Euro, im Schnitt also 4,50 Euro. Einen Vergleichswert für die gesamte Abrechnung bilden Sie mit dem Ratgeber Betriebskosten pro Quadratmeter. In Genossenschaftswohnungen tritt an die Stelle der Pauschale ein eigener Verwaltungskostenbeitrag.

Garten, Wasser und Schädlinge: wo die laufende Pflege endet

Bei drei Posten verläuft die Grenze mitten durch dieselbe Rechnungszeile, und welcher Teil verrechenbar ist, verrät erst der Beleg.

Grünanlagen. Die Betreuung einer Grünanlage, die allen Mietern zur Verfügung steht, darf anteilig verrechnet werden. Gemeint ist die laufende Pflege, also Mähen, Bewässern und Reinigen. Einen abgestorbenen Baum zu entfernen, nachzupflanzen oder erstmals Gartenpflanzen zu setzen, geht darüber hinaus und zählt unabhängig von den Kosten nicht zu den Betriebskosten (5 Ob 143/09d).

Wasser. Ziffer 1 erfasst die Wassergebühren und jene Überprüfungen, die die Lieferbedingungen des Wasserversorgers vorschreiben, nach dem OGH etwa die Dichtheitskontrolle der Druckleitungen. Eine Legionellenprophylaxe fiel weder darunter noch unter die Schädlingsbekämpfung, weil Legionellen Bakterien sind und die Prüfung nur vorbeugen sollte (5 Ob 120/22s). Wie Wasser und Abwasser aufgeteilt werden, erklärt Wasser und Abwasser in der Abrechnung.

Schädlinge. Ziffer 2 deckt die Bekämpfung von Tieren, die das Haus beschädigen oder die Gesundheit gefährden, in der Stadt auch von Tauben, aber nur, was unmittelbar der Vertilgung dient. Taubenspitzen und ähnliche Einbauten sollen künftigen Befall verhindern und sind aus dem Hauptmietzins zu bezahlen (5 Ob 131/09i). Die Müllabfuhr aus derselben Ziffer ist dagegen ein klassischer Posten; worauf Sie dort achten, steht unter Müllgebühren in den Betriebskosten.

Leerstand und falsche Schlüssel gehen auf Kosten des Vermieters

Unzulässig kann auch ein Posten sein, der dem Grunde nach stimmt, aber falsch verteilt wird. Fehlt eine schriftliche Vereinbarung mit allen Mietern, teilt § 17 Abs. 1 MRG die Gesamtkosten nach der Nutzfläche auf, und zwar im Verhältnis zur Fläche aller vermieteten, vom Vermieter selbst genutzten und trotz Vermietbarkeit leerstehenden Einheiten. Den Anteil einer leeren Wohnung trägt also der Vermieter. Wird er auf die übrigen Mieter umgelegt, zahlen Sie zu viel.

Verbrauchsabhängige Kosten nach Zählern aufzuteilen, setzt eine schriftliche Vereinbarung mit mindestens zwei Dritteln der Mieter voraus. Für Aufzug oder Waschküche zahlt nur, wer zur Benützung berechtigt ist (§ 24 Abs. 1 MRG); die Heizkosten folgen eigenen Regeln, siehe Heizkostenabrechnung prüfen. Die Arbeiterkammer Oberösterreich zählt Kosten aus falscher Verteilung zu den unzulässigen Posten, die Arbeiterkammer Wien außerdem doppelt verrechnete Kosten und sachlich nicht gerechtfertigte Preise. Schlüssel, Gesamtfläche und Rechnungen verdienen deshalb jedes Jahr einen Blick.

Neubau, Eigentum, Genossenschaft: wann der Vertrag zählt

Ob die Liste für Sie verbindlich ist, hängt vom Haus ab. Für manche Wohnungen gilt das MRG nur teilweise und § 21 gar nicht: in Gebäuden, die ohne öffentliche Mittel nach dem 30. Juni 1953 bewilligt wurden, und bei vermieteten Eigentumswohnungen in Häusern, die nach dem 8. Mai 1945 bewilligt wurden (§ 1 Abs. 4 MRG). Bei diesen Eigentumswohnungen reicht eine Förderung allein nicht; der Katalog gilt nur, wenn ein Förderungsgesetz das MRG anordnet, wie beim früheren Wohnhaus-Wiederaufbaufonds. In Häusern mit höchstens zwei Wohnungen oder Geschäftsräumen gilt das MRG überhaupt nicht.

Dort entscheidet der Mietvertrag, und ohne Vereinbarung trägt der Vermieter alle Lasten und Abgaben selbst (§ 1099 ABGB). Vereinbart er eine Überwälzung, darf er sich am Katalog des § 21 MRG orientieren: 2025 hat der OGH solche Musterklauseln der Immobilientreuhänder zu Versicherungen, Hausbetreuung, Verwaltung und öffentlichen Abgaben nicht beanstandet. Die Klausel derselben Muster zu Gemeinschafts- und Grünanlagen blieb dagegen untersagt, weil sie weder sagte, was als Gemeinschaftsanlage gilt, noch die Kosten an das Recht zur Benützung knüpfte (6 Ob 162/24b). Steht eine solche Klausel im Formularvertrag eines Vermieters, der Unternehmer ist, muss sie klar sagen, welche Kosten gemeint sind, sonst ist sie unwirksam (§ 6 Abs. 3 KSchG). Gegen eine bloß beispielhafte Aufzählung von Verbrauchskosten hat der OGH 2021 deshalb Bedenken geäußert (6 Ob 105/21s).

Für Wohnungseigentümer selbst gehört die Rücklage dagegen dazu: Sie zahlen ihre Beiträge nach § 31 WEG 2002 und bekommen jedes Jahr eine Abrechnung nach § 34 WEG 2002.

Drei Jahre zum Zurückfordern, sechs Monate in der Genossenschaft

Bei der üblichen Jahrespauschalverrechnung sind die Betriebskosten eines Jahres spätestens zum 30. Juni des Folgejahres abzurechnen, ein Guthaben wird zum übernächsten Zinstermin fällig (§ 21 Abs. 3 MRG).

Für Geld, das Sie zu Unrecht gezahlt haben, gilt im Vollanwendungsbereich des MRG und in Genossenschaftswohnungen § 27 Abs. 3 MRG: Sie können es samt gesetzlichen Zinsen binnen drei Jahren zurückfordern, und auf diesen Anspruch können Sie im Voraus nicht wirksam verzichten. Bei der Jahrespauschalverrechnung beginnt die Frist nicht, bevor der Vermieter abgerechnet hat. Solange bei Gericht oder Schlichtungsstelle ein Verfahren über die Höhe des Mietzinses anhängig ist, ist die Verjährung gehemmt.

Wo das MRG nur teilweise gilt, etwa im frei finanzierten Neubau, gilt diese Regel nicht. Zu viel Gezahltes holen Sie dort mit einer Klage zurück, für die andere Fristen gelten; lassen Sie sich dazu früh bei Arbeiterkammer oder Mietervereinigung beraten.

Auch der Vermieter hat eine Frist: Kosten, die ihm in einem Jahr fällig wurden, kann er bei der Jahrespauschalverrechnung nur bis zum Ende des Folgejahres auf Sie überwälzen (§ 21 Abs. 3 und 4 MRG). Eine Rechnung, die schon 2024 fällig war, ist in der 2026 gelegten Abrechnung verfristet.

So holen Sie zu viel bezahlte Betriebskosten zurück

Am Anfang steht die Belegeinsicht: Sie dürfen die Rechnungen hinter jeder Zeile sehen und auf Ihre Kosten Kopien verlangen (§ 21 Abs. 3 MRG). Wie Sie den Termin bekommen, steht unter Einsicht bei der Hausverwaltung.

1. Klären, welche Regeln für Ihr Haus gelten Steht Ihre Wohnung in einem Miethaus mit mehr als zwei Wohnungen, das bis 30. Juni 1953 bewilligt oder mit öffentlichen Mitteln errichtet wurde, oder hat eine gemeinnützige Bauvereinigung gebaut, gilt der Katalog des § 21 MRG. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung zählt der 8. Mai 1945: Wurde das Haus danach bewilligt, ist wie im frei finanzierten Neubau grundsätzlich der Mietvertrag Ihr Maßstab; nur bestimmte Förderungen, etwa aus dem früheren Wohnhaus-Wiederaufbaufonds, ändern das.
2. Verdächtige Zeilen markieren Legen Sie die Tabelle dieser Seite neben Ihre Abrechnung. Markieren Sie jede Position, die sich keiner Ziffer des § 21 MRG zuordnen lässt, die nach Reparatur, Anschaffung oder Neuanlage klingt oder die im Vorjahr noch nicht aufgeschienen ist.
3. Die Rechnungen dahinter ansehen Verlangen Sie Einsicht in die Belege zu den markierten Zeilen und auf Ihre Kosten Kopien davon. Entscheidend ist die Leistungsbeschreibung auf der Rechnung: Wartung und laufende Pflege dürfen hinein, Austausch, Reparatur und Neuanlage gehören zur Erhaltung.
4. Die Posten schriftlich bestreiten Nennen Sie der Hausverwaltung jeden bestrittenen Posten mit Betrag und der Begründung aus der Tabelle und verlangen Sie die Gutschrift. Geben Sie ihr einen Monat Zeit für die Antwort und schicken Sie den Brief eingeschrieben, damit der Zugang belegt ist.
5. Überprüfung beantragen, solange die Frist läuft Lenkt die Verwaltung nicht ein, beantragen Sie im Vollanwendungsbereich des MRG und in Genossenschaftswohnungen die Überprüfung bei der Schlichtungsstelle Ihrer Gemeinde oder, wo es keine gibt, beim Bezirksgericht. Holen Sie Nachbarn dazu, denn zurückbezahlt wird grundsätzlich nur, wer sich am Verfahren beteiligt. Im frei finanzierten Neubau steht dieser Weg nicht offen; dort bleibt eine Klage, und dazu lassen Sie sich vorher bei Arbeiterkammer oder Mietervereinigung beraten.

Bleibt die Hausverwaltung bei ihrer Zahl, entscheidet im Vollanwendungsbereich und in Genossenschaftswohnungen das Bezirksgericht, zu dem Ihr Haus gehört (§ 37 Abs. 1 Z 12 MRG, § 22 WGG). Hat Ihre Gemeinde eine Schlichtungsstelle, ist sie die erste Station, und die Schriften dort sind von Stempel- und Rechtsgebühren befreit. In Wien nennt die Schlichtungsstelle für wohnrechtliche Angelegenheiten Betriebskostenüberprüfungen ausdrücklich als Aufgabe. Gegen ihre Entscheidung können Sie binnen vier Wochen das Gericht anrufen (§ 40 Abs. 1 MRG). Gilt das MRG für Ihre Wohnung nur teilweise, steht dieser Weg nicht offen, dort bleibt die Klage.

Wird dem antragstellenden Mieter eine Rückzahlung zugesprochen, muss der Vermieter sie samt Zinsen binnen 14 Tagen leisten (§ 37 Abs. 4 MRG). Geld zurück bekommen laut Arbeiterkammer Wien grundsätzlich nur Mieter, die sich am Verfahren beteiligen. Sprechen Sie Ihre Nachbarn deshalb früh an.

Wir gehen Ihre Abrechnung mit Ihnen durch

Diese Seite beschreibt die allgemeine Rechtslage; ob ein Posten in Ihrem Haus zulässig ist, hängt davon ab, ob der Katalog oder Ihr Mietvertrag gilt. Genau das klären wir im Analysegespräch mit Ihnen: Wir legen jede Position neben die Liste, rechnen Verwaltungshonorar und Flächen nach, und am Ende wissen Sie, welche Zeilen Sie beanstanden können. Wo Sie zu Unrecht bezahlt haben, kümmern wir uns gemeinsam mit Ihnen darum, das Geld zurückzuholen.

Im selben Gespräch sehen wir uns Ihre übrigen Fixkosten an: Strom und Gas, die Netzkosten, Handy, Internet und Versicherungen. Wie wir bei der Wohnung vorgehen, steht unter Betriebskosten senken, wer hinter dem Angebot steht, unter Über uns. Bringen Sie Ihre letzte Betriebskostenabrechnung zum Gespräch mit; den Termin vereinbaren Sie über das Formular weiter unten.