Wie Sie bei der Hausverwaltung in die Betriebskostenbelege schauen

Woher das Einsichtsrecht kommt

Welches Recht Sie haben, hängt davon ab, ob Sie mieten oder eine Eigentumswohnung besitzen: Dafür gelten zwei Gesetze mit zwei Fristen. Für Mietverhältnisse, auf die das Mietrechtsgesetz anwendbar ist, steht die Regel in § 21 Abs. 3 MRG, und jeder Halbsatz darin ist ein eigenes Recht.

Daraus folgen vier Dinge: Die Abrechnung für 2025 war bis 30. Juni 2026 zu legen, sie muss im Haus zugänglich sein, die Belege gehören dazu und nicht bloß die Summenliste, und wer elektronisch fakturiert, schuldet Ihnen Ausdrucke davon. Ob Ihr Vertrag ganz, teilweise oder gar nicht unter das Mietrechtsgesetz fällt, entscheidet § 1 MRG; steht dort eine Teilausnahme, lesen Sie sie nach, bevor Sie sich auf die Frist berufen.

Im Wohnungseigentum läuft die Sache über § 34 Abs. 1 WEG 2002. Dort ist die Abrechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode jedem Wohnungseigentümer zu übersenden, danach ist Einsicht in die Belege zu gewähren, und auf Verlangen sind gegen Kostenersatz Kopien anzufertigen. Abrechnungsperiode ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Wichtig dabei: Der Anspruch auf Rechnungslegung verjährt in drei Jahren ab dem Ende der Abrechnungsfrist. Wer heuer noch eine Abrechnung für 2021 einfordern will, kommt damit zu spät.

Den Termin bekommen, ohne zu streiten

In der Praxis liegt heute selten etwas im Stiegenhaus. Die meisten Verwaltungen schicken die Abrechnung zu und vergeben für die Belege Termine in ihrer Kanzlei, was zulässig ist, solange Sie dort tatsächlich hineinkommen. Fragen Sie schriftlich an, weil ein Telefonat später niemand belegen kann.

Ins Schreiben gehören vier Angaben:

• Objekt, Top-Nummer und das Abrechnungsjahr, um das es geht
• der ausdrückliche Wunsch nach Einsicht in die Belege
• die Positionen, die Sie sehen wollen, damit der Ordner bereitliegt
• zwei Terminvorschläge und die Bitte um Antwort binnen zwei Wochen

Eine gesetzliche Frist für die Terminvereinbarung gibt es nicht; zwei Wochen sind kein Anspruch, aber ein Anker, auf den Sie sich beziehen können, wenn nichts passiert.

Wie ein Einsichtstermin abläuft

Ein Einsichtstermin dauert selten länger als eine Stunde, und diese Stunde entscheidet sich vorher am Küchentisch. Wer unvorbereitet kommt, blättert ratlos in einem Ordner und geht mit dem Gefühl hinaus, dass ohnehin alles passt.

1. Abrechnung und Vorjahr nebeneinanderlegen Nehmen Sie die Abrechnung des geprüften Jahres und die des Vorjahres mit. Schreiben Sie zu jeder Position die Differenz dazu. Ohne diesen Vergleich sitzen Sie vor einem Ordner und wissen nicht, wo Sie zu blättern anfangen sollen.
2. Die Positionen markieren, die Sie sehen wollen Markieren Sie vorher fünf bis acht Positionen: die drei größten Beträge und jene, die gegenüber dem Vorjahr am stärksten gestiegen sind. Diese Liste schicken Sie am besten schon mit der Terminanfrage mit, dann liegt der richtige Ordner bereit.
3. Am Beleg vier Dinge abgleichen Bei jeder Rechnung schauen Sie auf Empfänger, Leistungszeitraum, Betrag und Objektbezeichnung. Der Empfänger muss die Liegenschaft oder die Eigentümergemeinschaft sein, der Leistungszeitraum muss im abgerechneten Jahr liegen, und die Adresse muss Ihr Haus sein und nicht das Nachbarhaus derselben Verwaltung.
4. Sammelrechnungen aufschlüsseln lassen Verwaltet dieselbe Firma mehrere Häuser, kommen Versicherungen, Wartungen und Hausbetreuung oft als Sammelrechnung. Lassen Sie sich zeigen, nach welchem Schlüssel der Betrag auf Ihr Haus heruntergebrochen wurde. Fehlt dieser Nachweis, notieren Sie das als offenen Punkt.
5. Auffälligkeiten notieren statt diskutieren Schreiben Sie zu jedem strittigen Beleg Datum, Rechnungsnummer, Betrag und Ihren Einwand mit. Am Termin selbst wird nichts entschieden, und eine Diskussion am Tisch bringt Sie nicht weiter als eine Zeile in Ihrem Block.
6. Innerhalb einer Woche schriftlich nachziehen Fassen Sie Ihre Punkte in einem Schreiben zusammen, das den Tag der Einsicht nennt und jede beanstandete Position einzeln aufführt. Senden Sie es nachweislich und bitten Sie um eine Stellungnahme innerhalb von vier Wochen.

Nehmen Sie jemanden mit, wenn es geht: Zwei Personen lesen schneller, und eine davon kann bezeugen, welche Belege gezeigt wurden. Die Vorarbeit an der Abrechnung selbst steht unter Betriebskostenabrechnung prüfen.

Welche Belege sich wirklich lohnen

Niemand sieht sich zweihundert Rechnungen an. Zwei Auswahlregeln bringen fast den ganzen Ertrag: die größten Positionen, weil dort ein Prozentfehler am meisten wiegt, und jene mit dem stärksten Anstieg gegenüber dem Vorjahr, weil ein Sprung eine Erklärung hat, die entweder überzeugt oder eben nicht.

Was überhaupt als Betriebskosten verrechnet werden darf, zählt § 21 Abs. 1 MRG in acht Ziffern abschließend auf. Kosten der Erhaltung des Hauses stehen nicht darin, und daran entzündet sich der häufigste Streit: Eine Reparatur am Dach ist keine Betriebskostenposition.

Die einzige Position, die Sie ohne jeden Beleg nachrechnen können, ist das Honorar der Verwaltung. Nach § 22 MRG darf dafür je Kalenderjahr und Quadratmeter Nutzfläche der Betrag aus § 15a Abs. 3 Z 1 MRG angerechnet werden, verteilt auf zwölf gleiche Monatsbeträge. Dieser Kategorie-A-Betrag liegt seit 1. Juli 2023 bei 4,47 Euro und wird valorisiert.

• 4,47 Euro Höchstbetrag je Quadratmeter Nutzfläche und Kalenderjahr für die Verwaltung
• 0,37 Euro derselbe Betrag je Quadratmeter und Monat gerechnet
• 312,90 Euro Obergrenze für eine Wohnung mit 70 Quadratmetern im Jahr
• 2.000 Euro Ordnungsstrafe, die § 20 Abs. 4 MRG bei verweigerter Einsicht vorsieht

Bei Wasser und Heizung zählt die Verteilung mindestens so viel wie die Summe. Wie Wassergebühren zustande kommen, steht unter Wasser und Abwasser; für Heizung und Warmwasser gilt ein eigenes Gesetz mit eigenen Fristen, siehe Heizkostenabrechnung prüfen. Zu den Versicherungen sagt Versicherung zu teuer mehr.

Kopien, Fotos und was das kosten darf

Der zweite Satz von § 21 Abs. 3 MRG regelt die Kopien anders, als viele erwarten: Auf Verlangen eines Hauptmieters sind von der Abrechnung und den Belegen auf seine Kosten Abschriften, Ablichtungen oder weitere Ausdrucke anfertigen zu lassen. Die Kopien zahlen also Sie. Im Wohnungseigentum steht in § 34 Abs. 1 WEG 2002 dasselbe als Kostenersatz.

Einen Höchstpreis je Seite nennt keines der beiden Gesetze, und wir haben auch keine Verordnung dazu gefunden. Lassen Sie sich den Preis vor der Bestellung nennen und bestellen Sie gezielt; fünf Belege sind besser als der ganze Ordner. Ob Sie stattdessen selbst fotografieren dürfen, ist im Gesetz nicht geregelt. Fragen Sie am Beginn des Termins danach und halten Sie die Antwort fest.

Einwendungen schriftlich festhalten

Am Einsichtstermin wird nichts entschieden. Was zählt, ist das Schreiben danach, denn es ist Ihr Beweis, dass Sie rechtzeitig und konkret widersprochen haben. Halten Sie es nüchtern.

1. Datum der Einsicht, Ort und anwesende Personen.
2. Je beanstandeter Position: Bezeichnung, Betrag laut Abrechnung, Rechnungsnummer und Datum des Belegs.
3. Ihr Einwand in einem Satz, etwa dass der Leistungszeitraum außerhalb des abgerechneten Jahres liegt.
4. Die Belege, die Sie verlangt, aber nicht gesehen haben.
5. Eine Frist für die Stellungnahme, üblicherweise vier Wochen, und die Bitte um Empfangsbestätigung.

Eine ausdrückliche Einwendungsfrist enthält § 21 MRG nicht. Das ist kein Grund, sich Zeit zu lassen, denn Belege werden mit den Jahren schwerer greifbar und Ansprüche verjähren. Bei den Heizkosten ist das anders geregelt, weshalb Sie diese Abrechnung gesondert prüfen sollten.

Wenn niemand antwortet

Bleibt das Schreiben unbeantwortet, greift § 21 Abs. 5 MRG, der auf § 20 Abs. 4 MRG verweist. Danach ist der Vermieter auf Antrag eines Hauptmieters vom Gericht oder von der Gemeinde dazu zu verhalten, die Abrechnung zu legen und die Einsicht zu gewähren. Weigert er sich auch bei der mündlichen Verhandlung oder erscheint er nicht, kann ihm unter Androhung einer Ordnungsstrafe bis zu 2.000 Euro eine Frist von höchstens 14 Tagen gesetzt werden, und die Strafe kann wiederholt verhängt werden.

Zuständig ist nach § 37 Abs. 1 Z 11 und Z 12 MRG das Bezirksgericht, in dessen Sprengel das Miethaus liegt, im Verfahren außer Streitsachen. In manchen Gemeinden steht davor noch eine Station: § 39 Abs. 1 MRG bestimmt, dass dort ein Gerichtsverfahren nur eingeleitet werden kann, wenn die Sache vorher bei der Gemeinde anhängig gemacht worden ist. Welche das sind, ergibt sich aus der Kundmachung BGBl. Nr. 299/1979, von deren Liste mit BGBl. II Nr. 158/2021 Mürzzuschlag gestrichen wurde.

Es bleiben also zehn Gemeinden in ganz Österreich; wer in Villach, Wels oder Dornbirn wohnt, geht direkt zum Bezirksgericht. Das Gemeindeverfahren hat einen handfesten Vorteil: Nach § 39 Abs. 5 MRG sind die dort erforderlichen Schriften, Vergleiche und Bestätigungen von den Stempel- und Rechtsgebühren befreit. Wien und Linz nennen die Überprüfung von Betriebskostenabrechnungen ausdrücklich unter ihren Zuständigkeiten.

Wer mit der Entscheidung der Gemeinde nicht zufrieden ist, kann die Sache nach § 40 Abs. 1 MRG innerhalb von vier Wochen ab Zustellung bei Gericht anhängig machen, wodurch die Entscheidung der Gemeinde außer Kraft tritt. Und gelangt das Verfahren vor der Gemeinde nicht binnen drei Monaten zum Abschluss, kann nach § 40 Abs. 2 MRG jede Partei das Gericht anrufen.

Für Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer verläuft der Weg anders. Die Durchsetzung der Verwalterpflichten fällt unter § 52 Abs. 1 Z 6 WEG 2002 und geht direkt zum Bezirksgericht; der Umweg über die Gemeinde ist nach § 52 Abs. 3 WEG 2002 nur für Verfahren auf Nutzwertfestsetzung vorgesehen. Der Strafrahmen ist dort höher, § 34 Abs. 3 WEG 2002 sieht bis zu 6.000 Euro vor. Liegt der Mangel bloß in einer inhaltlichen Unrichtigkeit, beschränkt sich die Entscheidung auf deren Feststellung samt dem sich daraus ergebenden Überschuss- oder Fehlbetrag.

Beratung dazu bekommen Sie bei der Arbeiterkammer und bei den Mietervereinigungen, in vielen Fällen kostenlos und bei einer einzelnen strittigen Position der kürzeste Weg.

Wenn Ihnen die Zeit für den Termin fehlt oder die Abrechnung so unübersichtlich ist, dass Sie nicht wissen, wo Sie ansetzen sollen, übernehmen wir das. Wir lesen Abrechnung und Vorjahr durch, sagen Ihnen, welche fünf bis acht Belege Sie sich zeigen lassen sollten, und formulieren die Einwendungen vor. Die Prüfung kostet nichts, und wir sagen Ihnen auch, wenn nichts zu beanstanden ist.

Die übrigen Ansatzpunkte rund ums Wohnen stehen unter Betriebskosten senken, dieselbe Vorgehensweise für Strom, Handy und Versicherung unter Fixkosten senken ohne Anbieterwechsel.