Welche Posten in Ihrer Betriebskostenabrechnung stehen dürfen

Der Katalog hat neun Positionen

Wer eine Betriebskostenabrechnung zum ersten Mal genauer ansieht, sucht meist nach einer Zahl, die zu hoch aussieht. Ergiebiger ist die Frage, ob eine Zeile überhaupt dort stehen darf. Das Mietrechtsgesetz beantwortet sie mit einer abgeschlossenen Aufzählung. Die Arbeiterkammer Oberösterreich fasst es in einem Satz zusammen: Außer den im Gesetz aufgezählten Positionen darf nichts weiterverrechnet werden.

Die neun Ziffern des § 21 Abs. 1 MRG, verkürzt:

• Wasser aus einer öffentlichen Leitung samt den vorgeschriebenen Überprüfungen (Z 1)
• Eichung, Wartung und Ablesung von Messvorrichtungen (Z 1a)
• Rauchfangkehrung nach der Kehrordnung, Kanalräumung, Unratabfuhr, Schädlingsbekämpfung (Z 2)
• Beleuchtung der allgemein zugänglichen Teile des Hauses (Z 3)
• angemessene Feuerversicherung (Z 4)
• angemessene Haftpflichtversicherung des Hauseigentümers und Versicherung gegen Leitungswasserschäden einschließlich Korrosionsschäden (Z 5)
• Versicherungen gegen andere Schäden wie Glasbruch oder Sturm, nur mit Zustimmung der Mehrheit der Hauptmieter (Z 6)
• Auslagen für die Verwaltung nach § 22 MRG (Z 7)
• angemessene Aufwendungen für die Hausbetreuung nach § 23 MRG (Z 8)

Dazu kommen die laufenden öffentlichen Abgaben der Liegenschaft nach § 21 Abs. 2 MRG, in der Praxis vor allem die Grundsteuer. Zwei Positionen sind zusätzlich beschränkt: Die Verwaltung ist gedeckelt, und Zusatzversicherungen brauchen die Zustimmung der Mehrheit der Hauptmieter, gezählt nach der Anzahl der vermieteten Mietgegenstände.

Was hineingehört und was darin landet

Zu jeder Zeile steht die Fundstelle; diese Spalte trägt später Ihr Schreiben an die Hausverwaltung.

Die Arbeiterkammer ergänzt zwei Posten, die im Gesetz gar nicht auftauchen: die Entrümpelung privater Gegenstände und Kosten aus einer falschen Kostenverteilung. Wie sich Wasser und Abwasser aufteilen, steht unter Wasser und Abwasser in der Abrechnung, den Allgemeinstrom behandeln wir unter Stromkosten senken.

Erhaltung ist der Streitpunkt Nummer eins

Kein Posten wird so oft zu Unrecht in die Betriebskosten geschoben wie eine Reparatur, und der Grund liegt auf der Hand: Erhaltung kostet den Vermieter Geld, das er nach dem Gesetz selbst aufbringen muss. Nach § 3 Abs. 3 MRG sind die Kosten von Erhaltungsarbeiten aus den in den vorausgegangenen zehn Kalenderjahren erzielten Mietzinsreserven zu decken; reichen diese nicht aus, sind künftige Hauptmietzinse heranzuziehen, und für den Rest hat der Vermieter eigenes oder fremdes Kapital aufzuwenden. Über die Betriebskosten läuft davon nichts.

Zur Erhaltung zählt nach § 3 Abs. 2 MRG unter anderem, was die allgemeinen Teile des Hauses in Stand hält, die Behebung ernster Schäden, die Erhaltung mitvermieteter Thermen und Boiler sowie alles, was den Betrieb bestehender Gemeinschaftsanlagen aufrechterhält. Der letzte Punkt ist die Grauzone der ganzen Abrechnung, weil sich nicht pauschal sagen lässt, wo die Wartung einer Anlage aufhört und ihre Erhaltung beginnt.

Aufzug, Waschküche und Grünanlagen

Diese Posten sind nicht verboten, sie stehen nur an anderer Stelle im Gesetz, und das hat Folgen. § 24 Abs. 1 MRG regelt den Anteil an den Gesamtkosten des Betriebes einer gemeinsam benützten Anlage und nennt als Beispiele Personenaufzug, Wärmeversorgungsanlage und zentrale Waschküche; Abs. 2 stellt die Betreuung von Grünanlagen daneben.

Der entscheidende Halbsatz steht am Anfang: Es geht um den Hauptmieter, der zur Benützung der Anlage berechtigt ist. Wer eine Waschküche nicht benützen darf, trägt ihre Kosten nicht. Für die Wärmeversorgung geht das Heizkostenabrechnungsgesetz vor, das eine eigene Abrechnung mit eigenen Fristen verlangt; wie die zu lesen ist, steht unter Heizkostenabrechnung prüfen.

Für welche Wohnungen der Katalog gilt

Der Katalog bindet die Hausverwaltung nur im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes. Ob Ihre Wohnung dort liegt, verraten wenige Merkmale.

• Zahl der Objekte im Haus. Nach § 1 Abs. 2 Z 5 MRG fällt ein Gebäude mit nicht mehr als zwei selbständigen Wohnungen oder Geschäftsräumlichkeiten gar nicht unter das Gesetz; nachträglich ausgebaute Dachbodenräume zählen dabei nicht mit.
• Baubewilligung und Förderung. Für Gebäude, die ohne öffentliche Mittel auf Grund einer nach dem 30. Juni 1953 erteilten Baubewilligung errichtet wurden, gelten nach § 1 Abs. 4 Z 1 MRG nur einzelne Bestimmungen, § 21 MRG nicht darunter. Dasselbe gilt für Dachausbauten mit Bewilligung nach dem 31. Dezember 2001 und Zubauten nach dem 30. September 2006.
• Wohnungseigentum. Eine Mietwohnung im Wohnungseigentum fällt nach § 1 Abs. 4 Z 3 MRG in den Teilanwendungsbereich, wenn das Gebäude auf Grund einer nach dem 8. Mai 1945 erteilten Baubewilligung errichtet wurde.
• Genossenschaft. Für Gebäude einer gemeinnützigen Bauvereinigung gilt das Mietrechtsgesetz nach § 1 Abs. 3 MRG nur nach Maßgabe des § 20 Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz.

Im Teilanwendungsbereich und außerhalb des Gesetzes richtet sich die Verrechnung nach dem Mietvertrag und dem bürgerlichen Recht. Eine gesetzliche Liste gibt es dort nicht; prüfbar bleibt, ob die Kosten angefallen und richtig aufgeteilt sind. Welcher Bereich für Sie gilt, klärt die Arbeiterkammer oder die Mietervereinigung am schnellsten.

Eigentumswohnung: andere Regel, andere Frist

Wer selbst Wohnungseigentümer ist, bekommt eine Abrechnung nach dem Wohnungseigentumsgesetz. Die Aufwendungen für die Liegenschaft samt den Beiträgen zur Rücklage werden nach § 32 Abs. 1 WEG 2002 im Verhältnis der Miteigentumsanteile getragen, nicht nach Nutzfläche.

Die Abrechnungsregeln sind an einer Stelle sogar strenger. Nach § 34 Abs. 1 WEG 2002 ist die Abrechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode jedem Wohnungseigentümer zu übersenden, danach ist Einsicht in die Belege zu gewähren. Der Anspruch auf Rechnungslegung verjährt in drei Jahren ab dem Ende der Abrechnungsfrist. Kommt der Verwalter dem nicht nach, kann ihn das Gericht auf Antrag unter Androhung einer Geldstrafe bis zu 6.000 Euro dazu verhalten.

Fristen und ein Weg durch die Abrechnung

Im Regelfall rechnet der Vermieter mit gleichbleibenden Teilbeträgen ab. Er errechnet sie aus dem Gesamtbetrag des Vorjahres und darf diesen bei zwischenzeitlichen Erhöhungen um höchstens zehn Prozent überschreiten; abgerechnet wird spätestens zum 30. Juni des Folgejahres.

• 30. Juni letzter Tag für die Abrechnung des Vorjahres, § 21 Abs. 3 MRG
• 10 % Obergrenze, um die der Teilbetrag den Vorjahreswert überschreiten darf
• 1 Jahr ältere Betriebskosten kann der Vermieter nicht mehr überwälzen, § 21 Abs. 3 und 4 MRG
• 4,51 Euro je Quadratmeter Nutzfläche und Jahr für die Verwaltung, laut Arbeiterkammer ab 1.4.2026

Der Weg zu den Zahlen führt über die Belege; was Sie verlangen dürfen, steht unter Einsicht bei der Hausverwaltung. Für die Abrechnung selbst hat sich diese Reihenfolge bewährt:

1. Klären, ob der Katalog für Ihre Wohnung gilt Sehen Sie im Mietvertrag nach, ob das Haus vor dem 30. Juni 1953 baubewilligt wurde, ob mehr als zwei Wohnungen oder Geschäftsräume darin liegen und ob es sich um eine geförderte oder eine Genossenschaftswohnung handelt. Nur im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes bindet die Liste des § 21 MRG die Hausverwaltung.
2. Jede Zeile einer Ziffer zuordnen Nehmen Sie die Abrechnung und schreiben Sie neben jede Position, welcher Ziffer des § 21 Abs. 1 MRG sie entspricht. Bleibt eine Zeile ohne Zuordnung, ist das Ihr erster Einwand. Getrennt notieren Sie die laufenden öffentlichen Abgaben nach § 21 Abs. 2 MRG, also vor allem die Grundsteuer.
3. Das Verwaltungshonorar und die Versicherungen nachrechnen Multiplizieren Sie die Nutzfläche des Hauses mit dem für Ihr Abrechnungsjahr geltenden Kategoriebetrag; mehr darf für die Verwaltung nicht anfallen. Bei jeder Versicherung außer Feuer, Haftpflicht und Leitungswasser fragen Sie nach der Zustimmung der Mehrheit der Hauptmieter.
4. Belegeinsicht verlangen und Kopien mitnehmen Die Abrechnung ist an geeigneter Stelle im Haus aufzulegen, und in die Belege ist Ihnen Einsicht zu gewähren. Abschriften und Ausdrucke dürfen Sie verlangen, allerdings auf Ihre Kosten. Notieren Sie sich Datum und Uhrzeit der Einsichtnahme und fotografieren Sie die Rechnungen, die Sie bestreiten wollen.
5. Schriftlich beanstanden, mit Ziffer und Betrag Schreiben Sie der Hausverwaltung, welche Position Sie bestreiten, mit welchem Betrag und mit welcher Begründung aus dem Gesetz. Senden Sie das Schreiben nachweislich und setzen Sie eine Frist von vier Wochen. Erst wenn nichts zurückkommt, geht es zur Schlichtungsstelle oder zum Bezirksgericht.

Schlichtungsstelle oder Bezirksgericht

Bleibt die Hausverwaltung bei ihrer Zahl, führt der Weg über ein eigenes Verfahren: Nach § 37 Abs. 1 Z 12 MRG entscheidet über Betriebskosten, Verwaltungsauslagen, Hausbetreuung und besondere Aufwendungen das Bezirksgericht, in dessen Sprengel das Miethaus liegt, im Verfahren außer Streitsachen; Ziffer 11 deckt den Fall ab, dass gar nicht abgerechnet wurde.

In Gemeinden mit einer eigenen Schlichtungsstelle ist ein Umweg verpflichtend: Nach § 39 Abs. 1 MRG kann das Gericht erst angerufen werden, wenn die Sache vorher bei der Gemeinde anhängig gemacht worden ist. Welche Gemeinden das sind, legt eine Kundmachung der Bundesminister für Justiz und für Inneres fest; in Wien führt die Stadt die wohnrechtliche Schlichtungsstelle selbst und nennt Betriebskostenüberprüfungen ausdrücklich als Aufgabengebiet. Gegen deren Entscheidung können Sie nach § 40 Abs. 1 MRG binnen vier Wochen ab Zustellung das Gericht anrufen, nach drei Monaten ohne Abschluss auch ohne Entscheidung.

Wurde gar nicht abgerechnet, greift über § 21 Abs. 5 MRG die Regel des § 20 Abs. 4 MRG: Weigert sich der Vermieter auch dort, trägt ihm das Gericht unter Androhung einer Ordnungsstrafe bis zu 2.000 Euro auf, binnen höchstens vierzehn Tagen abzurechnen. Vieles geht auch ohne Hilfe: Arbeiterkammer und Mietervereinigung beraten dazu und haben Musterbriefe für die Belegeinsicht, die Stadt Wien stellt einen kostenlosen Betriebskostenrechner online.

Wenn die Abrechnung unübersichtlich ist oder die Belegeinsicht liegen bleibt, übernehmen wir das. Wir ordnen jede Position einer Ziffer zu, rechnen Verwaltungshonorar und Aufteilungsschlüssel nach und sagen Ihnen, was sich beanstanden lässt und was nicht. Die Prüfung kostet nichts, und wenn nichts dabei herauskommt, sagen wir Ihnen auch das.

Die übrigen Posten rund um die Wohnung stehen unter Betriebskosten senken, ein häufiger Streitpunkt der Abrechnung unter Versicherung zu teuer und dasselbe Vorgehen für Strom, Handy und Kredit unter Fixkosten senken ohne Anbieterwechsel.